Евгений Дворцын: Неэффективность для бизнеса стала нормой

Как правильно настроить рабочий процесс в компании? Можно ли повысить эффективность работы сотрудников при помощи анализа данных? Об этом и многом другом мы беседуем с генеральным директором ООО «Девиком» Евгением Дворцыным.

DSC_0034-300x237— Евгений, как часто, исходя из Вашего опыта, отечественные предприниматели сталкиваются с проблемой невыполнение сотрудниками своих обязательств?

— Проблема, на самом деле, очень распространенная. Речь не идет о том, что человек намеренно не выполняет поручения. Скорее нормой считается дать заведомо невыполнимые обещания: обозначить нереальные сроки или взяться за непосильную работу.

Также зачастую сотрудники отодвигают на задний план важные задачи, занимаясь повседневной рутиной. Чаще всего это приводит к срыву обозначенных сроков.

Встречаются и банальные аргументы, например: «Забыл». И это несмотря на то, что задача была поставлена в письменном виде.   

— Как думаете, существует ли подобная проблема в западных компаниях?

— Я не жил в Америке или в Европе, поэтому не могу сказать наверняка. Но мне все же кажется, что во многом это национальная особенность. С такой ситуацией здесь сталкивается почти каждый работодатель.

— У любой медали — две стороны. Как думаете есть ли в этом вина руководителя?

— Безусловно. Основная задача руководителя – организовать работу:

  1. обеспечить необходимые ресурсы;
  2. задать правила;
  3. объяснить сотруднику его обязанности и обозначить границы;
  4. проконтролировать выполнение.

Существуют ситуации, когда руководитель сам не выполняет свои обязанности, подавая плохой пример и демотивируя сотрудников. Хотя это вопрос философский…

— Почему философский?

— Потому что, на мой взгляд, работа – это не клуб по интересам. Каждый приходит сюда с какой-то целью. У каждого должна быть своя мотивация. Вопрос: «Почему ему можно, а мне нельзя?» вообще не должен стоять.

Официальная часть звучит так: компания нанимает человека для выполнения определенных функций за материальное или, возможно, нематериальное вознаграждение. Сотрудник обязан выполнять свою часть договоренностей, компания – свою.

Но даже при соблюдении этого правила, возникают ситуации, когда сотрудник выполняет не важные – с точки зрения компании – задачи.

— Например?

— Например, много времени уделяет поиску информации, которая должна храниться в одном месте, а де-факто разбросана в разных местах.

Существует также проблема с коммуникацией: кто-то не ответил вовремя на письмо, не предоставил нужные документы. Так, на взаимодействие и на рутину тратится 70-80% рабочего времени.

Конечно, это в том числе, вина руководителя, который не может создать правильную информационную среду. Речь идет и о процессах, и об инструментах.

— Можно ли ко всей этой ситуации применить термин «бардак»?

— Все зависит от компании и от человека. Кто-то любит более мягкие определения. Я считаю бардаком любую ситуацию, когда работа систематически идет не по правилам. Не важно, по каким причинам: то ли эти правила не определены, то ли определены, но неактуальны, то ли сотрудники намеренно не выполняют свои обязанности. Результат один и тот же.

Синоним бардака – неэффективность. Потому что, в конечном итоге, термин «бардак» говорит лишь о том, что что-то не так. А понятие «неэффективность» описывает конкретное положение дел внутри компании.

— Мы подошли к главному: как решить проблему бардака или неэффективности?

— В первую очередь, нужно понять: основная проблема заключается во взаимодействии, которое, в свою очередь предполагает налаженный процесс обмена информацией. Какие есть пути решения? Первый вариант больше похож на сказку: вам удалось подобрать идеальную команду, в которой каждый человек профессионально, ответственно и эффективно выполняет свою работу.  Я в такие сказки не верю.

— Почему?

— Потому что никогда такого не видел. Можно было бы считать, что просто мне не везет, но я много общаюсь на эту тему с коллегами, бизнес-партнерами и друзьями – к сожалению, никто из них не может похвастаться идеальной командой.

Другой вопрос, что не все эту проблему осознают. Многие даже уверены, что по-другому и быть не может. Неэффективность для большинства стала нормой.

— А для Вас?

— Для меня, конечно же, нет. Я считаю, что мы должны искать и пробовать разные подходы до тех пор, пока не найдем решение.

— Хорошо, первый вариант решения – из области фантастики. А второй?

— Второй кажется мне более реальным. Он может заключатся в систематизации работы. Речь идет об описании процессов и об удобном инструментарии.

— Расскажите о процессах.

— Многие воспринимают описание процессов (даже простых требований к работе сотрудников) как ненужную бюрократию и потерю времени. Если конечная цель – создать формальный документ и положить его в папку по трудовому законодательству – я согласен: это бессмысленно. Но описывать нужно реальные процессы и реальные задачи. Если руководитель создает какую-то штатную единицу и принимает на работу нового человека, он должен четко понимать, зачем ему нужен этот человек. Если такого понимания нет, возникает бардак.

На самом деле все очень просто:

  •    детализировали функции – получили перечень функций должности.
  •    описали пошагово, как выполнять эти функции – получили рабочую инструкцию.
  •    взяли рабочую инструкцию и описали, с кем и на каком этапе нужно взаимодействовать – получили процессы.

— Но ведь сотрудники не всегда придерживаются инструкций…

— Однозначно. Какие могут быть причины? Первая – инструкции нет, и человек учится на примерах. Вторая – инструкция формальная и не соответствует реальности.

Если же инструкция написана нормально, она становится помощником: помогает человеку в нужный момент сделать правильную работу, принять правильное решение и т.д.

— А можно ли, на Ваш взгляд, решить проблему бардака методами анализа данных?

— Смотря что считать данными. В зависимости от масштаба организации это могут быть разные вещи. Для большой организации любой сбой в работе людей может стать определенным паттерном, то есть повторяющимся шаблоном поведения, который можно обрабатывать методом анализа данных.

Для небольших компаний каждый случай кажется индивидуальным, хотя и здесь можно выделить какие-то закономерности.

Возьмем живые конкретные примеры. Сотрудники нашего сервисного центра по непонятным причинам постоянно делают ошибки в первичной документации (у других отделов такой проблемы нет). Более того, они считают это нормой. Выходит, делая что-то, человек заранее настроен на ошибку. Такая “бытовая” ситуация — это тоже бардак. Но вопрос в том, с чем это связано. Я вижу несколько причин:

  1. Неправильная организация самого процесса. Это не означает, что процесс организован абсолютно бредово. Просто на отдельных его этапах возникают проблемы, которые можно и нужно выявлять как раз с помощью аналитики в небольших компаниях или процесс-майнинга — в больших.
  2. Отсутствие “правильной” информационной системы, которая бы не просто способствовала бесперебойному рабочему процессу, но и позволяла собирать и анализировать данные о возникающих проблемах.

— Правильная ИС — это тот самый удобный инструментарий, о котором Вы говорили…

— Да. Если взять инструмент, который мог бы формализовать взаимодействие, обмен информацией с сотрудниками и контрагентами, проблема бардака или неэффективности была бы по большей части решена.

Есть много программ, которые решают разные задачи. Чего в них мне не хватает? Зачастую очень простых вещей. Например, нет возможности создавать подзадачи и связывать задачи между собой, хотя это, казалось бы, простая и очевидная функция.

Вообще на рынке большинство программ, предназначенных для организации времени и процессов, или очень простые (на уровне составления списка для похода в магазин), или сложные и громоздкие: системы управления бизнес-процессами, CRM или ERP-системы. Ими, как правило, пользуются крупные организации. А что остается малому и среднему бизнесу? Разве что Excel, в котором нет даже базовых функций для планирования задач.

Я попробовал достаточно много продуктов (в т.ч. Мегаплан, Jira, Zoho, Asana и т.д.), но так и не нашел простого, удобного и гибкого инструмента для организации работы компании.

Лариса Шурига, DataReview.info

Автор публикации

не в сети 21 час

Лариса Шурига

Комментарии: 16Публикации: 922Регистрация: 05-06-2014

Вам также может понравиться

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

закрыть

Поделиться

Отправить на почту
закрыть

Вход

закрыть

Регистрация

+ =
Авторизация
*
*

Login form protected by Login LockDown.


Регистрация
*
*
*
*
Генерация пароля